数据共享过程
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数据共享期望
为了使整个大学的数据共享, 数据治理和支持办公室提供了以下内容,以帮助管理数据提供者和数据用户的期望. 的 数据管治委员会 支持这些期望.
- 数据用户 能够解释他们需要什么数据, 为什么他们需要它们, 他们将如何使用它们, 谁会使用这些数据. 他们会将数据的使用限制在所描述的目的. 业务目的可能是广泛的,也可能是有限的,这取决于所讨论的数据的类型或风险级别. 未经本署批准,资料使用者不得将资料作其他用途 数据管理员.
- 数据使用者将能够确定将与谁共享数据. 用户的范围可能很广,也可能很有限, 取决于数据的类型或风险级别. 未经数据管理员批准,数据使用者不得与他人共享数据.
- 数据管理员可以期望数据将按照最低级别的安全和隐私指导方针进行处理, 无论分类如何. 对于特征为 “高风险”,可能会有额外的安全和隐私要求.
- 数据用户和数据管理员之间的沟通将是开放和及时的. 如果数据是共享的,在共享之前应该明确期望. 如果数据不共享,解释将是具体的.
- 在共享数据或特定数据请求的细节方面存在分歧的情况下, 数据用户和数据管理员将参与适当的解决过程. 在将问题提交给相关方(主管)之前,用户和管理员应该讨论重要的关注点或需求,并做出合理的努力来找到适当的解决方案, 椅子, 院长, 等.)
请求和共享数据的过程
为了鼓励适当的共享,并使请求数据的过程更有效, 这所大学建了一个 资料许可申请表格 简化请求流程. 该工具旨在将潜在的数据用户与负责监督和管理特定大学数据资产的数据管理员联系起来.
常见问题
如果您对数据共享过程或 在线请求门户,我们已经开发了概览faq,以及 数据请求者 和 数据管家 下面. 如果您仍然需要额外的支持,您可以十大赌博正规老平台 datagovernanceoffice@koheiblog.net.
过程概述
资料许可申请程序是怎样的?
数据权限请求解决方案提供了一个识别过程, 跟踪, 以及管理用户在大学数据域内使用数据的权限, 子域, 和集合. 这些权限由指定的数据管理员和受托人定义,他们监督授予权限的评估过程. 从这里开始数据许可请求过程.
为什么我们需要数据许可请求流程?
此过程确保了权限请求由了解数据含义的数据管理员或受托人进行评估, 而不是管理和理解数据所在系统的技术资源. 正确评估和跟踪数据权限可以帮助减轻未经授权使用数据的风险. 此解决方案还将帮助数据用户有效地识别存在哪些数据以及与谁联系以请求权限.
谁应该使用这个过程?
什么是数据管理员?
此数据管理角色表示生成数据并导致业务术语表术语定义的业务流程. 管理员主要关心的是语言和数据的含义. 每个数据域、子域或术语都有一个管理者.
数据管理员负责功能定义, 与他人合作, 共享业务流程知识, 利益相关者, 等. 数据管理员可能会被召集到数据管理团队中.
什么是数据域、子域和集合?
如果我在流程上有问题,我该怎么办?
为 技术问题 具有数据权限表单的功能, 请致电(585)275-2000或电邮至 univithelp@koheiblog.net.
寻求帮助 过程 或对表格上要求的信息有疑问,请联系 数据治理和支持办公室.
请求数据
我怎么填这张表?
下面列出了如何填写表格的逐步过程 数据请求web表单. 您可以参考本指南的可下载版本,并在我们的 形式指导 和我们的 提交请求概述 (注:需要Net-ID才能访问这些指南).
后 登录到门户 并使用您的Active Directory用户名和密码登录(确保选择适当的域(urad / URMC AD)), 您将按照以下步骤完成表单. 如果您是远程工作,则需要使用 VPN or 二人组 要访问应用程序.
- 确认是谁提出的要求: 因为您已经登录,所以表单自动假定您是请求许可的人. 如果你不是,你有机会将默认设置更改为大学里的任何人. 注意:您必须选择一个指定的个人. Roles, departments, or schools cannot make requests; only people can make requests.
- 你正在寻找什么简短的描述: “摘要”框允许您键入请求的简短描述. 这样的句子, “我需要学生入学的数据”, or, “请求教师产出指标”可以用在这里.
- 确认需要的数据类型: 为了知道谁需要授予权限,我们需要知道你需要什么样的数据. 数据使用权限由负责这些数据的数据管理员或监督该数据域或功能区域的受托人授予. 您将被要求选择与您的数据请求相关的域. 有关数据域的更多信息,请访问我们的 数据域定义页面 以及我们的互动 域资源管理器工具
- 确认数据使用频率: 您需要多久更新一次数据? 这是一个一次性的请求,你希望别人给你一个电子表格或文件吗? 或者您正在创建一个每月需要新信息的报告?
- 解释商业原因和问题: 该字段允许您解释为什么需要这些数据以及您试图回答的问题. 请注意,这两项信息都应包括在您的回复中. 业务原因可能是“我需要构建一个仪表板”,或者“我需要向供应商提供数据”。. 这个问题涉及到你想要理解的问题:例如:STEM专业的保留率是多少? 我们从国家卫生十大赌博正规老平台院获得了多少用于癌症十大赌博正规老平台的拨款? 管理员将使用这些信息来了解所请求的数据是否会真正帮助数据用户解决相关问题.
- 谁是目标受众: 该字段允许您指定可能使用该数据的其他人员. 例如:业务原因是仪表板吗? 谁会使用它? 您正在创建报告吗? 谁会读它? 还记得, 这些数据的任何输出的接收方也必须获得使用这些数据的许可,即使这些数据是被动使用的. 这个字段要求不同层次的信息. 如果您要与指定的个人共享数据,系统将提示您按姓名选择他们. 默认情况下会自动包含您的名字. 如果数据将被一组可识别的人使用, 例如一个部门或部门, 部门选项将允许您选择适当的部门或部门. Or, 如果个人或部门的选择都不合适, Other选项显示一个文本字段,您可以在其中解释会议演示等情况, 网站的图表, 或者是一群大学组织结构图无法描述的人.
- 接受条款及条件: 此复选框表示您已同意本数据治理网站上概述的数据共享“基本规则”, 以及数据管理员在您需要的特定数据上设置的任何特殊条件. 限制可能与数据安全分类或负责任的数据使用指南联系在一起.
- 附上证明文件: 这个可选字段允许您与数据管理员共享更多细节,如果您希望提供额外信息以帮助他们理解您的请求的话.
- 创建请求: 当你点击“创建”按钮时, 请求被记录下来并发送给需要授予您权限的相应数据管理员.
提交请求后,如何在门户中查看或管理请求?
如何通过电子邮件查看或管理请求?
请求访问与请求访问之间的区别是什么. 请求许可?
当你 请求许可 数据,数据管理员可以验证您是否有适当的业务理由使用或查看数据.
当你 请求访问 数据, 技术或分析资源可以为您提供所需/请求格式的实际数据.
用一个类比来描述两者的区别,就是当你被允许使用一辆车(你有驾驶它的许可)和被交给钥匙(你现在已经被允许使用它).
如果我请求允许使用错误的数据怎么办?
如果您请求数据权限,但选择了错误的域, 数据治理支持办公室将把您的请求重新路由到适当的数据管理员.
如果您请求访问数据,以及何时收到数据, 事实证明,这并不是你需要的数据, 您需要提交一个新的数据权限请求,指定适当的数据.
作为请求者, 当我需要请求对当前域中不存在的数据的权限时,我该怎么办?
在数据权限表单中,选择“other”数据域并完成表单. 具有未知域的请求将被路由到数据治理和支持办公室进行批准. 该办公室将帮助确定能够有效评估许可或提供额外信息的管理员. 如果数据存在,则可以创建新域以满足未来的需求.
处理我的权限请求需要多长时间?
数据管理员应该 回应 5个工作日内. 这并不意味着请求保证在5个工作日内得到解决,因为可能需要额外的信息或可能需要寻求额外的批准.
如果我获准使用这些资料,我的责任是什么?
您应按照既定的数据使用指南使用大学数据,并遵守所有安全和隐私政策.
如果我目前使用不同的进程来请求对数据的许可怎么办?
本网站概述的流程应取代您当前用于请求权限的流程. 不再建议通过电子邮件、电话或其他分散的流程进行权限请求.
批准资料要求
如何查看、批准或管理请求?
你可以参考 可下载的指导和图像 如何管理和批准请求(注:需要Net-ID). 下面还概述了浏览此过程的步骤.
注意:如果您是远程工作,则需要使用 VPN or 二人组 要访问应用程序.
- 审批人将收到一封主题为“数据许可请求需要批准”的电子邮件。. 在您的邮箱中找到您的请求电子邮件,然后点击“客户门户”链接.
- 使用您的Active Directory (AD)用户名和密码登录. 确保选择合适的域(urad /URMC AD).
- 探索审批人管理选项.
如果在作出决定之前需要额外的信息或澄清, 使用评论框启动与请求者的对话.
如果你准备好做决定了, 有三种选择, 在屏幕右侧的“Actions”下找到:
- 批准请求:如果授予权限,选择此选项. 您可以添加一个可选的注释.
- 拒绝请求:如果完全拒绝许可,选择此选项. 在做出最终决定之前,您将被要求提供拒绝的理由. 如果选择了这个选项,请求者可以选择请求重新考虑.
- 带限制审批:如果需要在审批中添加一些限制,请选择此选项. 在最终决定之前,您将被要求提供限制的理由并详细说明限制. 如果选择了这个选项,请求者可以选择请求重新考虑.
- 限制的例子:“请求者可能拥有所请求学生群体的所有数据, 除了出生日期.“请求者有权查看2010-2019年的历史数据。, 但不包括2020年以后的实时数据.”
当请求包含查看数据的权限,而所请求的部分数据元素在相应的域中不存在时,我应该怎么办?
批准状态为“已批准的限制”的请求,并告知请求者他们不会接收哪些数据. 将通知数据治理支持办公室,以便他们能够识别, track, 并评估对这些缺失数据的需求. 联系数据治理和支持办公室 如果你需要指导.
当对所选域中不存在的数据发出权限请求时,我该怎么办?
管理员应该拒绝请求并提供拒绝的理由. 数据治理支持办公室将帮助确定能够有效评估许可或向请求者提供额外信息的数据管理员.